Sapete chi può entrare nella posta e nel Drive della vostra azienda?
Un'app autorizzata e dimenticata, un ex collaboratore ancora dentro, email false che partono a nome vostro, licenze pagate per chi non c'è più: se la posta Google della vostra azienda non la segue nessuno di mestiere, nessuno se ne accorge. Scriveteci in due righe: entro un giorno lavorativo vi diciamo da dove cominciare e quanto costa.
- €49 al mesela manutenzione, fino a 10 utenti
- Check-up a €190in sola lettura, fino a 25 utenti
- Tutto per iscrittoper email, niente telefono
Le domande che conviene farsi
Per le piccole aziende che hanno la posta aziendale su Google (Gmail con il vostro dominio, Drive, Calendar: si chiama Google Workspace) e nessuno che la segua di mestiere.
Chi ha dato a un'app l'accesso alla posta o al Drive di tutti?
Se chiunque può autorizzare qualsiasi app, basta il clic di un collaboratore. E un permesso dato per un lavoro, per esempio per spostare la posta, resta lì finché qualcuno non lo toglie.
Qualcuno può mandare email false a nome vostro?
Se il dominio non ha il DMARC (l'impostazione che dice ai server di posta di scartare le email false a nome vostro), o lo ha solo in osservazione, un'email falsa con il vostro indirizzo può arrivare a clienti e fornitori come se fosse vera.
Un ex collaboratore entra ancora?
Chi è uscito ha ancora un account attivo? Chi è amministratore, e con quale protezione: la verifica in due passaggi o solo una password?
Pagate licenze per chi non c'è più?
Account di persone che sono uscite, o un piano più caro di quello che vi serve: sono soldi che escono ogni mese.
Come funziona
Il check-up
In sola lettura: in 2 giorni lavorativi vi diciamo cosa fare questa settimana, chi lo fa e quanto costa.
Sistemiamo
I problemi trovati, a prezzo chiuso, solo col vostro sì scritto sul piano.
Lo seguiamo noi
Ogni mese ingressi e uscite, licenze e controllo di sicurezza, con un report di una pagina.
Prezzi, e i limiti detti subito
Il prezzo esatto lo scrive il piano, prima di iniziare, e da lì non cambia.
Manutenzione Workspace
Il vostro Workspace lo seguiamo noi.
Canone mensile
Oltre 10 utenti, €3 al mese per ogni utente in più: un'azienda di 15 persone paga €64 al mese. Fino a 50 utenti; oltre, il canone si fissa dopo il check-up.
Ogni mese
- Ingressi e uscite del personale: prepariamo utente, gruppi, licenza e reparto; all'uscita sospensione su vostra richiesta scritta e l'elenco di cosa trasferire e cancellare, che cancellate voi
- Gruppi, alias, licenze, regole dei servizi
- Controllo di sicurezza: verifica in due passaggi, accessi sospetti, app nuove autorizzate, condivisioni verso l'esterno, rapporti DMARC
- Un report di una pagina
- Fino a 1 ora di interventi inclusa; oltre, €60 l'ora con preventivo prima
- Quando si parte
- Dopo un check-up, o dopo una messa in sicurezza.
- Pagamento e disdetta
- Mese per mese, anticipato, con bonifico bancario. Disdetta mensile.
Messa in sicurezza e migrazioni
Sistemare quello che il check-up ha trovato, o portare la posta su Google.
Messa in sicurezza
I problemi del check-up, a prezzo chiuso nel piano: il check-up scrive già per ognuno le ore e il prezzo. Oltre le 3 ore, il prezzo chiuso si calcola a €60 l'ora: per esempio un piano da 5 ore e mezza costa €340. Si parte solo col vostro sì scritto sul piano.
Migrazioni
Verso Google Workspace da un altro fornitore di posta, o fra due Workspace. Prima analizziamo l'ambiente di partenza e quello di arrivo: caselle, spazio, domini, alias e gruppi, calendari e Drive, chi usa cosa. Solo dopo il preventivo, a prezzo chiuso. La posta la sposta lo strumento di migrazione di Google, noi non la leggiamo. L'accesso che lo strumento richiede si autorizza per il tempo del lavoro e si toglie a fine lavoro.
- Pagamento
- Gli interventi si pagano all'ordine, con bonifico bancario.
Niente IVA (regime forfettario); in fattura si aggiunge la rivalsa INPS del 4%. Per esempio €49 al mese diventano €50,96. Le licenze Google le pagate voi a Google. “Prezzo chiuso” vuol dire che il lavoro non costa più di quanto scritto.
I paletti, detti subito
Valgono per ogni lavoro, check-up compreso.
- Lavoriamo con un accesso solo per IS4ICT nel vostro Workspace, senza password né chiavi da scambiarsi, con permessi su misura che vedete nella vostra console e togliete quando volete. Per il check-up si aggiunge un permesso di sola lettura sulle impostazioni di sicurezza: a fine lavoro vi diciamo come toglierlo e controlliamo che sia fatto.
- Non leggiamo la posta né il contenuto dei file. Dai registri vediamo i nomi dei file condivisi fuori dall'azienda, perché serve alla conformità, mai il loro contenuto; il registro di Gmail non lo apriamo.
- Non cancelliamo niente: utenti, gruppi e dati li cancellate voi, dopo che vi abbiamo detto cosa e come. Sospendere un utente, togliere un alias o un membro da un gruppo: solo su vostra richiesta scritta.
- Un utente nuovo, con la sua password, lo crea il vostro amministratore: mezzo minuto, con il cambio della password al primo accesso. Il resto lo completiamo noi subito dopo.
- Le impostazioni di sicurezza del dominio (verifica in due passaggi, password, condivisioni, app) le applica una persona: il vostro amministratore con le nostre istruzioni, oppure un nostro tecnico con un accesso da amministratore che ci date. Si sceglie prima, e in tutti e due i casi il prezzo è chiaro prima di partire. Noi le prepariamo e verifichiamo che siano applicate.
- Niente assistenza su computer e telefoni, niente reperibilità di notte e nei festivi. Risposta entro un giorno lavorativo.
- Tutto per iscritto, per email: niente telefono.
- Le licenze Google le pagate voi a Google.
- Il check-up non è una certificazione (GDPR, NIS2).
- Per ora seguiamo solo Google Workspace. Usate Microsoft 365? Scriveteci lo stesso: vi rispondiamo per iscritto se e quando possiamo farlo.
Per cominciare: il check-up
Risponde alle domande di inizio pagina prima che succeda qualcosa: chi può entrare e con quale protezione, quali app vedono la posta e il Drive, se qualcuno può scrivere a nome vostro, quante licenze pagate per niente. In sola lettura: guardiamo le impostazioni, non la posta, e non tocchiamo niente.
Lo abbiamo provato prima su di noi
- Un permesso dimenticato, dato per una vecchia migrazione della posta, che apriva la posta di tutti
- Chiunque poteva autorizzare qualsiasi app
- Il DMARC solo in osservazione, e domini senza DMARC
Per questo il permesso che vi chiediamo è di sola lettura, e a fine lavoro controlliamo che sia tolto.
Cosa guardiamo
- Sicurezza
- Amministratori, verifica in due passaggi, accessi sospetti, app autorizzate e i permessi che hanno.
- Conformità
- Condivisioni verso l'esterno, gruppi aperti, DMARC, SPF e DKIM.
- Costi
- Licenze e piano, licenze sprecate, spazio.
Check-up Workspace
Niente IVA (regime forfettario); in fattura si aggiunge la rivalsa INPS del 4%: €197,60. Si paga all'ordine, con bonifico bancario.
Cosa ricevete
- Una relazione in italiano
- In prima pagina cosa fare questa settimana e chi lo fa
- Per ogni problema: la prova, il rischio, cosa fare e le ore, a prezzo chiuso
- Accesso
- Due autorizzazioni, tutte e due di sola lettura: un accesso dedicato a IS4ICT con un ruolo su misura, e un permesso che ci fa leggere soltanto le impostazioni di sicurezza (Google lo concede solo come “delega a livello di dominio”; non apre né la posta né i file). A fine lavoro vi diciamo come toglierle e controlliamo che sia fatto.
- Da parte vostra
- Circa mezz'ora del vostro amministratore: alcune impostazioni Google le mostra solo nella sua console. Gli mandiamo una guida scritta con le pagine da aprire e lui ci manda le schermate per email.
- Tempi
- 2 giorni lavorativi da quando l'accesso funziona.
- Perimetro
- Google Workspace, fino a 25 utenti; oltre, preventivo prima.
Domande frequenti
Quello che conviene sapere prima di scriverci.
Serve una telefonata per cominciare?
No, tutto per iscritto, per email. Ci scrivete in due righe quanti siete e cosa vi preoccupa del vostro Workspace; rispondiamo entro un giorno lavorativo.
Leggete la nostra posta o i nostri file?
No. Non leggiamo la posta né il contenuto dei file. Dai registri vediamo i nomi dei file condivisi fuori dall'azienda, perché serve alla conformità, mai il loro contenuto; il registro di Gmail non lo apriamo.
Dobbiamo darvi una password?
No. Lavoriamo con un accesso solo per IS4ICT, senza password né chiavi da scambiarsi, con permessi su misura che vedete nella vostra console e togliete quando volete. Per il check-up serve in più un permesso di sola lettura sulle impostazioni di sicurezza, che Google chiama delega a livello di dominio: non apre né la posta né i file, e a fine lavoro controlliamo che sia tolto.
Cancellate utenti o dati?
No. Utenti, gruppi e dati li cancellate voi, dopo che vi abbiamo detto cosa e come. Sospendere un utente, togliere un alias o un membro da un gruppo: solo su vostra richiesta scritta.
Quanto costa la manutenzione se siamo più di 10?
€49 al mese fino a 10 utenti, più €3 al mese per ogni utente oltre: un'azienda di 15 persone paga €64 al mese. Fino a 50 utenti; oltre, il canone si fissa dopo il check-up. Disdetta mensile.
Ci aiutate a passare a Google Workspace?
Sì, da un altro fornitore di posta o fra due Workspace. Prima analizziamo l'ambiente di partenza e quello di arrivo, poi vi mandiamo il preventivo a prezzo chiuso. La posta la sposta lo strumento di migrazione di Google, noi non la leggiamo; l'accesso che lo strumento richiede si autorizza per il tempo del lavoro e si toglie a fine lavoro.
Vi occupate anche di computer e telefoni?
No: niente assistenza su computer e telefoni, e niente reperibilità di notte e nei festivi. Rispondiamo entro un giorno lavorativo, tutto per iscritto.
Il check-up è una certificazione?
No, non è una certificazione (GDPR, NIS2). È un controllo in sola lettura di sicurezza, conformità e costi, con una relazione in italiano in 2 giorni lavorativi da quando l'accesso funziona.
Scriveteci cosa vi preoccupa del vostro Workspace
Due righe bastano: quanti siete e cosa volete sapere o sistemare. Entro un giorno lavorativo vi rispondiamo per email, con prezzi e tempi.